L’Administration du programme 2020 de la Direction C4I (pour Commande, contrôle, communications, computers – ordinateurs) de Tsahal, opérant sous les ordres de l’Unité Matzpen, a travaillé dur pour améliorer les infrastructures de gestion du personnel de Tsahal. Cette mise à jour implique le transfert de bases de données d’anciens systèmes centraux, vieux de plus de 40 ans vers un nouveau système SAP (Système application products) moderne. L’objectif, au bout du processus, est de fournir aux décideurs de Tsahal, une infrastructure technologique avancée pour la gestion du personnel en temps de guerre, qui permettrait à l’armée d’utiliser pleinement ses capacités techno-opérationnelles sur le champ de bataille.

Gérer la compétence opérationnelle d’une unité

« Nous transférons toutes les données de tous ceux qui ont servi dans l’armée israélienne depuis l’établissement de l’Etat d’Israël vers une nouvelle base de données SAP », indique une source de l’unité au sein de l’administration chargée des systèmes de gestion du personnel. « C’est l’un des plus grands projets jamais entrepris en Israël autour d’un système SAP (System application Products). »

L’unité de gestion du personnel de l’Administration est l’un des trois axes principaux : l’axe GHQ / ou du Quartier Général (développement des systèmes pour l’échelon exécutif de l’armée), l’axe Logistique (développement de systèmes logistiques de pointe) et l’axe Gestion du personnel (ressources humaines, y compris les salaires). Comme l’échelle du travail entrepris est gigantesque, l’Administration a divisé le processus de transfert de données en plusieurs phases d’efforts successifs. Puis ils ont lancé le système « Fondations HR» qui gère les dossiers des individus en service obligatoire et régulier. Ces documents n’incluent aucun détail financier concernant les individus, mais ils intègrent tous les autres détails qui permettent aux fonctions concernées de gérer la compétence des unités de Tsahal. Pour l’échelon de commandement, c’est un changement significatif, puisque pour la première fois dans l’histoire de Tsahal, l’élément de planification de la gestion du personnel (la Direction de la planification de Tsahal) partage la même base de données avec l’élément de mise en œuvre de la gestion du personnel (au niveau des adjudants). Cela signifie, en pratique, que le cycle de planification et de mise en œuvre de la gestion du personnel de la Tsahal, jusqu’au niveau de l’individu, occupe le même espace de base de données. « C’est une véritable révolution dans le domaine de la gestion du personnel », affirment les responsables de l’administration. «Dans le passé, (les activités de) l’élément de planification et l’élément de mise en œuvre n’étaient pas toujours parfaitement synchronisés, ce qui avait un effet négatif sur l’utilisation efficace du personnel de Tsahal, et, bien que vous ayez planifié les choses, à cause des circonstances dans la réalité, la mise en œuvre réelle s’est avérée être très différente.

A présent, tous les maillons pertinents de la chaîne d’information partagent la même base de données et peuvent se fournir mutuellement les retours et correctifs d’information presque ne temps réel ».

Une partie du projet comprend l’utilisation de l’outil d’analyse HANA par la société chargée du SAP. Cet outil analyse les données en mémoire, raccourcissant ainsi les intervalles de temps entre des requêtes de plusieurs ordres de grandeur. «Alors que dans le passé, aucours de la nuit, les rapports du personnel n’étaient jamais terminés pendant la nuit en raison de la charge de calcul, en utilisant l’outil HANA, le rapport est achevé avant que les fonctionnaires de la direction du personnel n’arrivent à leurs bureaux le lendemain matin », expliquent-ils à l’Administration.

« Le raccourcissement des intervalles de calcul assure une meilleure compétence opérationnelle car, chaque matin, vous êtes alerté des changements qui ont eu lieu la veille en ce qui concerne le personnel de toute l’armée, vous pouvez ainsi gérer quotidiennement les compétences opérationnelles de Tsahal, avec ce que représente pour une grande organisation de la taille de Tsahal,  l’équivalent d’une synchronisation en temps quasi réel ». « 

Les normes du logiciel commercial sont reines

L’un des principaux éléments conceptuels sur lesquels reposent les décisions de l’Administration est de travailler avec des produits COTS (données « Commerciales » immédiatement disponibles) plutôt que d’opter pour un développement indépendant de la part de Tsahal. Le développement indépendant est plus coûteux pendant la phase de développement et encore plus coûteux pendant la phase de maintenance. Pour certains des systèmes actuellement utilisés dans Tsahal, il n’y a aucun moyen de trouver quelqu’un qui soit au courant du code original, et la maintenance devient impossible. Pour éviter des situations similaires à l’avenir, Tsahal a choisi SAP, considéré comme l’un des leaders mondiaux dans le domaine des systèmes ERP (Planification des Ressources d’Entreprise) pour les grandes organisations.

«Les capacités nous permettent de coller aux données immédiatement disponibles avec des normes existantes, sans nécessiter de capacités de développement particulières et en permettant à l’élément de mise en œuvre qui a étudié correctement le produit SAP d’adapter ce produit logiciel aux besoins réels de Tsahal. La même chose s’applique au produit d’analyse HANA, aux changements dans l’interface utilisateur et à l’ensemble de l’activité qui consiste à rendre les services facilement accessibles à l’utilisateur. Au cours de l’année 2018, nous transférerons toute la base de données vers le produit HANA. « , disent-ces responsables à l’Administration.

«L’un des objectifs de ce projet est de rendre les services accessibles aux soldats à titre individuel et aux commandants. Auparavant, les systèmes étaient développés exclusivement pour les adjudants. Aujourd’hui, le soldat peut gérer les processus par lui-même. Certains des processus de management du personnel deviendront accessibles par Internet et la communication des téléphones mobiles dans un proche avenir, grâce aux applications de téléphonie mobile de Tsahal. « 

Les personnels de l’administration insistent surtout sur l’amélioration de l’efficacité au niveau individuel, autour de processus propres l’armée israélienne, qui nécessitent une série d’autorisations et de signatures et soumettent l’individu soldat à bureaucratie pléthorique. Par exemple, si un soldat souhaite voyager à l’étranger au cours de son  service militaire, il ou elle doit obtenir une série d’autorisations et de signatures qui commence et se termine par sa ou son adjudant et passe à travers plusieurs échelons de l’unité tout au long du parcours. Chacun de ces éléments peut être situé, physiquement, dans une infrastructure différente, et le soldat doit effectivement atteindre chacun de ces éléments afin d’obtenir leurs autorisations et signatures.

Le nouveau système offre une forme numérique consacrée à ce processus. L’adjudant détermine, sur l’ensemble de la liste des signataires, ceux qui requièrent la présence physique du candidat, et toutes les autres autorisations ou signatures sont obtenues par des moyens virtuels, en utilisant le nouveau système. « De tels processus démontrent immédiatement l’efficacité du transfert de l’activité de gestion du personnel vers un système ERP moderne qui positionne tous les éléments impliqués sur la même échelle d’informations », expliquent-ils à l’Administration.

Le prochain objectif : les réservistes

En plus de gérer le capital humain dans le cadre du service obligatoire et régulier et de réguler la compétence opérationnelle des différentes unités de manière quotidienne, l’Administration fait actuellement progresser la phase suivante : la gestion du personnel réserviste. C’est l’une des principales activités de Tsahal en cas d’urgence. Selon la doctrine opérationnelle de Tsahal, qui remonte à l’époque de David Ben Gourion, l’armée régulière devrait repousser l’ennemi pendant au moins deux jours, jusqu’à ce que les unités réservistes atteignent la ligne de front et parviennent à faire basculer les combats et à les transférer sur le territoire de l’ennemi (au fil des années, cette conception a évolué, mais le principe du pendule entre les forces armées régulières et les réserves est resté inchangé).

«Jusqu’à récemment, nous n’avons traité que du personnel de service obligatoire et régulier, en ne s’adressant aux réservistes que de temps en temps. Durant la prochaine phase, nous traiterons les réservistes et les civils employés par Tsahal, y compris tous les aspects de leur mobilisation en état d’urgence », expliquent-ils à l’Administration. « Il faut garder à l’esprit le fait que nous avons géré les transferts vers  le SAP au cours des sept dernières ans et que notre implication auprès des candidats au service national a commencé à cette époque. Il y a environ trois ans, nous avons intégré le traitement des conditions de service dans Tsahal. Maintenant, nous avons inclus le personnel en service obligatoire et régulier. Ce sont des bases de données substantielles par rapport à toute autre organisation existant au sein de l’économie israélienne.

« L’un des défis est de travailler dans les deux environnements – le nouvel environnement SAP et l’ancien environnement de cadre général. Nous avons établi un mécanisme de transfert bilatéral entre ces deux environnements, mais ce n’est pas une entreprise simple et chaque cycle de synchronisation prend du temps. Le passage à la nouvelle infrastructure permet à Tsahal de commencer à présenter des demandes plus intelligentes concernant l’utilisation du personnel, par exemple, les pourcentages de décrochage au sein des diverses unités et beaucoup d’autres sujets qui sont confidentiels, mais qui sont associés aux compléments de personnel des unités et à l’utilisation efficace de leur personnel. « 

Les membres de l’administration disent que la plupart des projets de Tsahal sont gérés par plus d’une centaine de militaires. A côté d’eux, des consultants de la société Advantech travaillent également sur les projets et les consultants de la société Aman aident Tsahal à effectuer les transferts de bases de données.

En plus des spécialistes du logiciel, l’Administration du programme 2020 gère une branche d’infrastructure latérale en tant qu’organisme responsable du matériel. Entre autres choses, cette branche est impliquée dans le développement de l’infrastructure qui permettrait le développement et l’expansion de l’ERP, ainsi que dans les implications de la future transition de Tsahal à une  infrastructure en nuage (cloud) et le processus de réduction du nombre de grappes de serveurs. Les processus de changement de matériel lourd affectent directement la mise en œuvre du logiciel SAP à travers tous les échelons de Tsahal. La Direction des infrastructures est chargée de prendre en charge les besoins des développeurs et des éléments de mise en œuvre et de les présenter au MAMRAM (centre informatique) à la Direction C4I de Tsahal, afin que les projets de l’Administration fonctionnent parfaitement et respectent leurs horaires, même dans la perspective des modifications profondes que Tsahal est actuellement en train d’introduire au sein de ses infrastructures d’ordinateurs.

Une autre activité dont la branche infrastructure est responsable est la mise à niveau du logiciel SAP et l’installation de correctifs de sécurité de l’information vis-à-vis de la division Cybersécurité de la direction C4I. «Chaque mise à jour, mise à niveau ou installation de correctif nécessite une synchronisation de tous les plans (niveaux) de l’administration. Après la mise en ligne d’une version, cela affecte tout le monde. A cet effet, nous avons la branche Infrastructure qui veille à la synchronisation de l’administration avec les autres éléments de l’infrastructure, au sein de la direction C4I », expliquent-ils à l’administration.

En quoi est-ce que cela va affecter la prise de décision opérationnelle?

Le fait que tous les organismes de gestion du personnel de Tsahal convergent autour d’une base de données unique avec une plateforme ERP synchronisant les processus de travail entre ces organes et l’utilisation de l’outil HANA pour traiter les demandes plus rapidement devrait rendre la gestion du personnel plus efficace. En d’autres termes, la mobilisation des réserves, en cas de guerre devrait être plus ciblée, chaque unité étant capable de suivre son Ordre de Bataille opérationnel et ses effectifs avec un maximum de précision à tout moment, y compris l’affectation de personnel aux divers segments du front. Certes, de tels systèmes sont déjà utilisés, mais la transition vers la nouvelle plate-forme devrait encore améliorer l’efficacité du processus.

Les responsables de l’Administration expliquent que d’ici 2020, les trois axes de données – GHQ / quartier-général de l’Etat-Major pour le Personnel Général, Logistique et Gestion du Personnel – doivent être synchronisés dans le système SAP. Ces systèmes sont également liés aux systèmes de gestion de la puissance de feu de Tsahal, concentrant ainsi et «aplanissant» les informations opérationnelles et de soutien au combat pour la Division des opérations, qui gère réellement la guerre. Il est difficile de prédire comment cette infrastructure affectera le processus de prise de décision en temps de guerre, mais elle fournit un degré d’automatisation dont Tsahal n’a jamais eu la disponibilté jusqu’à aujourd’hui.

Sans aucun doute, l’intégration des données concernant le capital humain et les plates-formes avec les informations opérationnelles peut fournir à l’Etat-Major de Tsahal une référence croisée à haute résolution des données jusqu’au niveau individuel et des besoins sur le terrain, à un moment et un lieu donnés. C’est une capacité de gestion des situations de guerre que très peu de forces armées dans le monde possèdent. Il offre la possibilité de contribuer à une fermeture plus rapide de la boucle et un transfert plus rapide des combats réels sur le territoire de l’ennemi.

Ami Rojkes Dombe | 05/04/2018

israeldefense.co.il

 Adaptation : Marc Brzustowski